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Privacidade e Compliance

Pedido de eliminação pela LGPD: prontuário e dados de marketing devem ser apagados juntos?

cmsapointoo··9 min de leitura

Não. Um pedido de eliminação pela LGPD não significa apagar prontuário e dados de marketing juntos, nem autoriza a clínica a conservar tudo sob o rótulo de prontuário. O artigo 18 separa dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade dos dados tratados com consentimento. Para estes últimos, o direito de eliminação admite as hipóteses de conservação do artigo 16.

A Lei nº 13.787/2018 cria outra fronteira para o prontuário de paciente. Seu artigo 6º prevê prazo mínimo de 20 anos desde o último registro antes que o prontuário possa ser eliminado. A resposta correta exige inventário por conjunto, finalidade e fundamento: prontuário assistencial, cadastro de agendamento, lista promocional, chamados de suporte, logs, exportações e cópias do operador não têm automaticamente o mesmo prazo.

Quais direitos de eliminação aparecem no artigo 18?

O inciso IV do artigo 18 permite pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD. O inciso VI trata da eliminação de dados pessoais tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses do artigo 16. As duas vias não devem ser resumidas como um direito absoluto de apagar qualquer registro.

Quando não puder adotar a providência imediatamente, o controlador deve responder conforme o § 4º do artigo 18, inclusive apresentando as razões de fato ou de direito que impedem a ação. A página da ANPD sobre petição de titular reforça que direitos não são absolutos e cita como exemplo um pedido de exclusão diante de obrigação legal de guarda.

Eliminação também não é o mesmo que acesso. O fluxo sobre prazo para pedido de acesso à agenda trata dos relógios de confirmação e declaração. Um pedido pode reunir acesso, correção e eliminação, mas cada direito precisa de decisão, prazo e evidência próprios.

O que o artigo 16 permite conservar?

O artigo 16 parte da eliminação após o término do tratamento, dentro dos limites técnicos das atividades, e autoriza conservação para finalidades enumeradas. Entre elas estão cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador, estudo por órgão de pesquisa sob as condições legais, transferência a terceiro em conformidade com a lei e uso exclusivo do controlador com anonimização e sem acesso por terceiro.

Essas hipóteses não são uma licença para guardar a ficha completa por prazo indefinido. O controlador deve apontar qual conjunto permanece, qual finalidade de conservação se aplica e quais usos ficam bloqueados. Uma obrigação relativa ao prontuário não se estende automaticamente ao cadastro promocional ou a uma exportação criada para campanha.

Também não basta escrever “exercício regular de direitos” numa política de retenção e encerrar a análise. O artigo 16 tem texto próprio. Outras bases e normas podem ser relevantes para um caso concreto, mas precisam de avaliação jurídica específica, não de uma justificativa genérica aplicada a todas as tabelas.

Qual é a regra de 20 anos para prontuários?

A Lei nº 13.787/2018 rege a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guarda, armazenamento e manuseio de prontuários. O artigo 6º diz que, decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, prontuários em papel e digitalizados poderão ser eliminados. A lei permite que regulamento fixe prazos diferentes conforme usos científicos, legais e probatórios.

O texto usa “poderão”. A chegada ao vigésimo ano não cria eliminação automática. A clínica ainda precisa confirmar normas setoriais, finalidade, litígios, requisitos probatórios e procedimento aplicável. Antes do prazo mínimo, um pedido LGPD não deve ser usado para apagar o prontuário sem essa análise.

A lei também exige que a eliminação preserve intimidade, sigilo e confidencialidade, e determina o registro da destinação final e da eliminação na forma do regulamento. A alternativa de devolver o prontuário ao paciente aparece no próprio artigo. Nenhuma dessas opções autoriza uma operação improvisada no banco de produção.

Digitalizar o papel é diferente de eliminar o prontuário

O artigo 3º da Lei nº 13.787 permite destruir documentos originais depois de uma digitalização que cumpra os requisitos legais e após análise obrigatória da comissão permanente responsável. Isso não equivale a eliminar o prontuário. O documento digital preservado continua sendo o registro.

Confundir os dois eventos pode produzir uma resposta errada ao titular. A clínica pode ter destruído o papel de forma regular e ainda precisar conservar o documento digital. Da mesma forma, apagar um arquivo local não prova que o sistema de prontuário, o operador, o backup ou uma exportação seguiram a mesma providência.

O inventário deve registrar formato, sistema de origem, cópias autorizadas e responsáveis. A lei exige integridade, autenticidade e confidencialidade na digitalização e proteção contra acesso, alteração, reprodução ou destruição não autorizados durante o armazenamento.

Como separar prontuário, agenda e marketing?

Nem todo dado no software de agenda integra automaticamente o prontuário, e nem todo dado fora do prontuário é descartável. A qualificação depende do conteúdo, uso, normas do setor e fluxo real. Mapeie ao menos prontuário assistencial, pedido de agendamento, contatos administrativos, consentimentos promocionais, mensagens, logs de segurança e documentos de cobrança.

Para cada conjunto, registre finalidade, hipótese analisada, prazo, sistema, acesso, compartilhamentos e destino final. A discussão sobre dados de saúde no formulário de agendamento mostra por que campos reunidos na mesma tela podem pertencer a tratamentos diferentes.

Se um telefone foi copiado do agendamento para uma lista baseada em consentimento promocional, a obrigação de guardar o prontuário não justifica manter essa cópia. Se o mesmo telefone ainda for necessário dentro de um registro legalmente conservado, restrinja-o à finalidade aprovada. A decisão ocorre por registro e contexto, não por identidade da pessoa em abstrato.

O que controlador e operador devem fazer?

A clínica precisa determinar o escopo da resposta conforme seu papel e os fatos. O operador executa o tratamento segundo instruções do controlador e deve conseguir localizar, bloquear, exportar ou eliminar dados conforme o contrato e a operação aprovada. O nome comercial “plataforma” não resolve os papéis.

O § 6º do artigo 18 exige informar de maneira imediata aos agentes com os quais houve uso compartilhado sobre correção, eliminação, anonimização ou bloqueio, para que repitam o procedimento, salvo impossibilidade comprovada ou esforço desproporcional. O fluxo deve registrar destinatários, instruções, retornos e exceções.

O artigo sobre BAA, DPA e contrato de operador LGPD ajuda a transformar essa divisão em cláusulas sobre instruções, subcontratação, devolução, eliminação e evidência. O contrato apoia a execução, mas não substitui a decisão jurídica sobre cada conjunto.

Como responder sem apagar demais nem reter demais?

  1. Registre o pedido, a identidade validada, o representante e o escopo solicitado.
  2. Separe os direitos envolvidos, como acesso, correção, bloqueio e eliminação.
  3. Localize conjuntos e cópias sem despejar dados sensíveis num chamado geral.
  4. Classifique prontuário, agenda, marketing, suporte, logs e documentos financeiros.
  5. Associe cada conjunto à finalidade, fundamento, prazo e eventual exceção.
  6. Obtenha aprovação jurídica para retenções ou recusas de alto risco.
  7. Instrua operadores e outros agentes sobre a providência aplicável.
  8. Verifique conclusão, exceções, backups e bloqueio de reutilização.
  9. Responda ao titular com linguagem clara e razões específicas.

Não use uma tela sem resultados como única prova. Preserve identificadores de operação, datas, sistemas verificados, contagens e respostas dos agentes. Evite guardar uma cópia integral dos dados eliminados apenas para demonstrar que foram eliminados.

Quando o pedido revela outro problema?

Um pedido pode mostrar que dados de marketing continuam ativos após revogação, que um operador conserva uma exportação desconhecida ou que a clínica não consegue separar prontuário de CRM. Trate a causa como falha de governança e corrija o fluxo, sem ampliar silenciosamente a resposta para sistemas não verificados.

Se a busca apontar acesso indevido, perda, exposição ou destruição acidental, acione o processo de incidente. O conteúdo sobre comunicação de incidente à ANPD separa a investigação e o teste de risco do atendimento ao titular.

A resposta de eliminação não deve encobrir um incidente nem destruir evidência necessária. Preserve somente o que a equipe jurídica e de segurança determinar, com acesso limitado e finalidade registrada.

Perguntas frequentes

Revogar consentimento apaga automaticamente o prontuário?

Não. O artigo 18, VI remete às hipóteses de conservação do artigo 16, e o prontuário possui regra setorial de guarda. A clínica deve avaliar o conjunto e explicar a razão aplicável.

Depois de 20 anos a clínica é obrigada a eliminar o prontuário?

Não por essa regra isolada. A Lei nº 13.787 diz que o prontuário poderá ser eliminado após o prazo mínimo e admite prazos diferenciados. Confirme as normas e os fatos do caso.

Guardar o prontuário permite manter o contato numa lista promocional?

Não automaticamente. Prontuário e marketing têm finalidades distintas. A clínica precisa justificar a cópia promocional por seu próprio fundamento e eliminá-la ou bloqueá-la quando o pedido for aplicável.

Apagar o registro principal encerra a solicitação?

Não sem verificar o escopo aprovado. Operadores, agentes de compartilhamento, exportações e backups podem exigir providências próprias, limitações documentadas ou espera pelo ciclo de retenção.

Referências

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